Rozmowa telefoniczna po angielsku: 42 potrzebne zwroty

Jeśli rozmowa przez telefon po angielsku to jeden z Twoich najgorszych koszmarów, zostań z nami i posłuchaj historii Oli, jednej z naszych klientek.

W jej biurze była jedna rzecz, która budziła postrach nie tylko u niej, ale u wszystkich współpracowników – telefon z zagranicy.

Gdy tylko dzwonił jeden z zagranicznych klientów lub współpracowników, wszyscy nagle podrywali się sprzed biurek i przypominali sobie o sprawach niecierpiących zwłoki. Ktoś przypominał sobie, że zostawił na palniku w kuchni kawiarkę, ktoś przypomniał sobie, że nie zna jeszcze 7 kroków do udanych prezentacji po angielsku.

Zasady wyścigu były proste: ostatnia osoba, która została w biurze, musiała odebrać połączenie.

Ola była bardzo dobra w wymyślaniu wymówek i błyskawicznym ewakuowaniu się jak najdalej od dzwoniącego telefonu.

Do momentu, kiedy skręciła kostkę i nie była w stanie wybiec przed innymi.

Nie miała wyjścia i musiała odebrać. Choć Ola nie była ekspertką jeśli chodzi o Business English, to znała ogólny angielski, ale dawno nie rozmawiała po angielsku i nigdy wcześniej nie odbyła rozmowy telefonicznej po angielsku.

Jakoś jej poszło, załatwiła sprawę. Niestety, klient oczekiwał lepszej obsługi niż jakoś się dogadamy i złożył na Olę skargę. Ola wylądowała na dywaniku u szefa i straciła premię.

Nie bądź jak Ola. Przygotuj się na rozmowę telefoniczną po angielsku już dzisiaj.

To prostsze niż myślisz. Oddajemy w Twoje ręce przewodnik, z którego dowiesz się jak się przygotować do rozmowy telefonicznej oraz poznasz potrzebne wyrażenia po angielsku.

Przydatne? Podziel się i pomóż znajomym.

Przed rozmową sporządź notatkę

Rozmawianie przez telefon nie jest łatwe, tym bardziej po angielsku. Istnieje spora szansa, że się zestresujesz i zapomnisz poruszyć jakiś temat albo zabraknie Ci słów po angielsku.

Jednak jeśli rozmowa telefoniczna jest umówiona na konkretny termin, możesz się do niej przygotować. Jak? Zrób notatkę po angielsku. Dzięki niej nie zabraknie Ci odpowiednich zwrotów po angielsku i nie pominiesz o żadnej sprawie.

Do przygotowania notatki wystarczą dwa kroki:

Zanotuj najważniejsze tematy, które chcesz poruszyć w rozmowie

Zastanów się też, o co może zapytać Twój rozmówca i dopisz to do Twojej listy. Pod każdym tematem zostaw dużo wolnego miejsca na wyrażenia po angielsku i komentarze.

Dzięki temu będziesz w stanie płynnie przechodzić od jednego tematu do drugiego, mając przed sobą potrzebne zwroty po angielsku i Twoje komentarze merytoryczne, np. zapytaj o termin dostawy.

Wypisz po angielsku wyrażenia, których najprawdopodobniej będziesz potrzebować podczas rozmowy

Dodaj je pod tematami, których dotyczą. Możesz je też zapisać po polsku i następnie sprawdzić je po angielsku – uważaj jednak na używanie w tym wypadku Tłumacza Google – jeśli nie wiesz jeszcze dlaczego, koniecznie zobacz post o tym, dlaczego powinieneś rzucić Tłumacza Google.

Żeby mieć stuprocentową pewność, że przetłumaczyłeś odpowiednio wszystkie nieznane słowa, skorzystaj ze słowników. Jeśli nie ogarniasz jeszcze różnych typów słowników i nie wiesz, ile przydatnych informacji możesz z nich uzyskać, zobacz na wpis o tym, jak korzystać ze słowników, żeby się nie ośmieszyć.

Jeśli chodzi o stworzenie notatki, zobacz na przykład, żeby lepiej zrozumieć, jak przygotować się do rozmowy telefonicznej. Załóżmy, że pracujesz w księgowości i musisz zadzwonić do pracownika Twojej firmy w celu wyjaśnienia wątpliwości co do faktury, którą przysłał z delegacji.

Twoja notatka wygląda tak:

Na górze masz nazwisko osoby, do której dzwonisz. Poniżej temat rozmowy. Ułatwi Ci to rozpoczęcie rozmowy, np. Hello Mr Smiths, this is…i wytłumaczenie, czemu dzwonisz np. I’m calling about the invoice from a restaurant in London you’ve sent us.

Potem masz informację, że invoice to faktura, bo jest to dla Ciebie nowe słowo. Następnie numer faktury – w razie gdyby był potrzebny.

Niżej zapisałeś, jak powiedzieć, kiedy wystawiono fakturę: It was on the first of March twenty twenty Ta informacja może być potrzebna i dzięki niej nie będziesz się zastanawiać, jak przeczytać 1st March 2020.

Następnie masz zapisane pytania, które chcesz zadać. Dzięki temu możesz zrobić wstęp np. I’d like to ask you some questions regarding the invoice i następnie po prostu przeczytać Twoje pytania.

Przydatne? Podziel się i pomóż znajomym.

2 proste sposoby na udaną rozmowę telefoniczną po angielsku

Każda rozmowa telefoniczna pójdzie znaczenie lepiej, jeśli zastosujesz 2 proste triki.

Po pierwsze, uśmiechaj się

Uśmiech zmieni ton Twojego głosu na cieplejszy i przyjaźniejszy. Pomoże to rozładować stres zarówno Tobie, jak i Twojemu rozmówcy, szczególnie jeśli któreś z Was nie jest pewne swojego angielskiego albo nie znosi rozmów telefonicznych.

Tak, Twój rozmówca też może mieć problemy z angielskim i się stresować! Po angielsku mówi 1,5 miliarda osób na świecie, z czego tylko dla 24% jest to język ojczysty. Oznacza to, że masz dużo większą szansę rozmawiać z osobą, dla której angielski też jest językiem obcym niż z native speakerem.

Po drugie, parafrazuj

Jeśli nie znasz jakiegoś słowa po angielsku, opisz je.

Nie wpadaj w panikę, jeśli będziesz chcieć użyć w zdaniu jakiegoś słowa, a w Twojej głowie zamiast angielskiego odpowiednika pojawi się pustka.

Odwieczne prawa rządzące nauką języków obcych mówią, że im bardziej będziesz starać się przypomnieć sobie jakieś wyrażenie, tym bardziej nie będziesz w stanie tego zrobić. W efekcie Twój rozmówca się zniecierpliwi, a Ty bardzo zestresujesz.

Co powinieneś w takim razie zrobić? Opisz brakujące Ci słowo czy wyrażenie po angielsku. Jeśli chcesz powiedzieć, że nie dotrzymasz terminu, a nie możesz przypomnieć sobie wyrażenie to miss a deadline, możesz po prostu powiedzieć we won’t be able to finish the project on time albo we need more time to finish the project.

Opisaliśmy dokładnie 4 proste sposoby parafrazowania w poście o 13 sposobach na rozgadanie się po angielsku.

Jak odebrać telefon po angielsku?

Zastanówmy się, jak odebrać służbowy telefon po angielsku. Rozważmy 3 scenariusze:

1. odbierasz telefon od klienta, który dzwoni do Ciebie,
2. odbierasz telefon od klienta w imieniu Twojej firmy,
3. odbierasz telefon od współpracownika lub przełączono do Ciebie klienta.

Przydatne? Podziel się i pomóż znajomym.

Odbierasz telefon od klienta, który dzwoni do Ciebie?

Jeśli odbierasz służbowy telefon od klienta w swoim imieniu, możesz zacząć od przywitania się za pomocą hello, albo wybrać powitanie odpowiednie do pory dnia: good morning/afternoon/evening. Powitanie jest opcjonalne, możesz je pominąć.

Następnie przedstaw się. Użyj jednego z tych wyrażeń:

W zależności od polityki Twojej firmy oraz Twojej relacji z klientem, użyjesz swojego imienia i nazwiska albo tylko imienia.

Ostatnim krokiem jest zapytanie, w czym możemy pomóc za pomocą jednego z tych wyrażeń:

4. How may I help you?

Jak mogę pani / panu pomóc?

5. How can I help you?

W czym mogę pani / panu pomóc?

Podajmy przykład: Hello, Jan Kowalski speaking. How can I help you?

Przypomnijmy, że powitanie (hello) jest opcjonalne.

W tym przykładzie zakładamy, że nie znasz klienta, który do Ciebie dzwoni albo znacie się słabo. W związku z tym polecamy Ci tutaj formalne wyrażenia po angielsku.

Jeśli po rozmowie telefonicznej będziesz potrzebować napisać do swojego rozmówcy wiadomość i już martwisz się, że użyjesz zbyt formalnych lub zbyt nieformalnych zwrotów, zajrzyj do kompletnego przewodnika po pisaniu emaili po angielsku, gdzie znajdziesz aż 75 wyrażeń do pisania biznesowych wiadomości.

Odbierasz telefon od klienta w imieniu Twojej firmy?

Czy odbierasz telefon od klienta w imieniu Twojej firmy, na przykład jako sekretarka albo pracownik call center? Jeśli tak, ten punkt jest dla Ciebie.

Możesz zacząć od przywitania się za pomocą hello albo wybrać powitanie odpowiednie do pory dnia: good morning/afternoon/evening. Powitanie jest opcjonalne, możesz je pominąć.

Następnie podaj nazwę Twojej firmy, np. Phones of the Future.

Kolejnym krokiem może być przedstawienie się za pomocą imienia lub imienia i nazwiska. Decyzja, czy to robić zależy od polityki Twojej firmy. Użyj jednego z tych wyrażeń, żeby się przedstawić:

6. [Twoje imię/ imię i nazwisko] + speaking.

[Twoje imię/ imię i nazwisko] przy telefonie.

7. This is + [Twoje imię/ imię i nazwisko].

Z tej strony [Twoje imię/ imię i nazwisko].

8. It’s + [Twoje imię/ imię i nazwisko].

Z tej strony [Twoje imię/ imię i nazwisko].

Ostatnim krokiem jest zapytanie w czym możemy pomóc za pomocą wyrażenia: How may I help you? albo How can I help you?

Podajmy przykład: Phones of the Future, Paulina Lichota speaking, how may I help you?

W przykładzie wyróżniliśmy obowiązkowe elementy. Zrezygnowaliśmy z powitania (opcjonalne), ale zdecydowaliśmy się na podanie imienia i nazwiska osoby odbierającej (również opcjonalne).

Przydatne? Podziel się i pomóż znajomym.

Odbierasz telefon od współpracownika lub przełączono do Ciebie klienta?

Jeśli odbierasz telefon od współpracownika, podaj nazwę Twojego działu i przedstaw się, używając imienia. Na przykład: Purchasing department, Joanna speaking.

Jeśli przełączono do Ciebie klienta, podaj nazwę Twojego działu, następnie przedstaw się zgodnie z polityką firmy (imię lub imię i nazwisko) lub pomiń ten krok, jeśli tak się robi w Twojej firmie. Na koniec zapytaj, jak możesz pomóc: How can I help you? albo How may I help you?

Podajmy przykład:

Jak zacząć rozmowę, gdy to Ty dzwonisz?

Jeśli to Ty dzwonisz, użyj jednego z poniższych wzorów:

9. Hello, this is [Twoje imię i nazwisko] from [nazwa Twojej firmy].

10. Hello, it’s [Twoje imię i nazwisko] from [nazwa Twojej firmy].

Zamiast hello możesz też powiedzieć good morning/afternoon/evening.

Po przedstawieniu się przychodzi kolej na wyjaśnienie, dlaczego dzwonisz. Możesz na przykład powiedzieć:

11. I just wanted to ask if + zdanie

np. I just wanted to ask if you could send me the last invoice again. I must have deleted it by mistake.

Chciałem tylko zapytać, czy mógłbyś / mogłabyś przesłać mi jeszcze raz ostatnią fakturę. Musiałem ją przez przypadek usunąć.

12. I’m calling about + rzeczownik

np. I’m calling about the last invoice. Could you please send it to me again?

Dzwonię w sprawie ostatniej faktury. Czy mógłby pan / mogłaby pani przesłać mi ją jeszcze raz?

13. I’m calling to discuss + rzeczownik

np. I’m calling to discuss the details of our contract.

Dzwonię, żeby przedyskutować szczegóły umowy.

Jeśli oddzwaniasz do kogoś, możesz powiedzieć:

14. Somebody phoned me from this number.

Ktoś dzwonił do mnie z tego numeru.

15. I’m returning your call.

Oddzwaniam.

Przydatne? Podziel się i pomóż znajomym.

Jak grzecznie prosić podczas rozmowy?

Pamiętaj: gdy chcesz kogoś o coś poprosić, bardzo ważne jest używanie czasowników modalnych takich jak can, could i would oraz słowa please.

Na sam początek możesz zapamiętać jeden z tych wzorów – dzięki nim będziesz w stanie wyrazić każdą prośbę.

16. Could you please + [Twoja prośba – czasownik w bezokoliczniku]?

17. Could you [Twoja prośba – czasownik w bezokoliczniku], please?

Spójrz na kilka przykładów:

Could you please tell me the email address of your chief accountant? I can’t find it anywhere.

Czy mógłbyś / mogłabyś podać mi adres mailowy Waszego głównego księgowego? Nie mogę go nigdzie znaleźć.

Could you speak a little slower, please? I can’t understand you.

Czy mógłbyś / mogłabyś mówić trochę wolniej? Nie rozumiem cię.

Could you please let me know when you have some time to discuss your last report?

Mógłbyś / mogłabyś mi dać znać, kiedy będziesz mieć czas na omówienie ostatniego raportu?

Zwróć uwagę na to, że słówko please możemy wstawić w dwóch różnych miejscach: zaraz po zwrocie could you lub na końcu pytania.

Dobrym sposobem na wyrażenie prośby jest również ten zwrot:

18. Would you mind [Twoja prośba – czasownik w formie gerund]?

Czy mógłby pan / mogła pani [Twoja prośba – czasownik w formie gerund]?

Jest tutaj tylko jeden haczyk – po would you mind musimy użyć czasownik w formie gerund, czyli z ing na końcu. Przykładowe prośby:

Would you mind speaking up a little? There is a lot of noise in my office at the moment I can’t hear you.

Czy mógłby pan / mogłaby pani mówić trochę głośniej? W moim biurze jest teraz sporo hałasu i nie pana / pani nie słyszę.

Would you mind sending me this information by email? I’m driving and I can’t write it down at the moment.

Czy mógłby pan / mogłaby pani wysłać mi tę informację mailem? Prowadzę samochód i nie mogę w tym momencie jej zapisać.

Would you mind waiting a minute? I will put you through to my colleague.

Czy mógłby pan / mogłaby pani poczekać minutę? Przełączę pana / panią do mojego współpracownika.

Jak poprosić o połączenie z daną osobą?

Jeśli chcesz porozmawiać z kimś innym niż osoba, która odebrała telefon, użyj jednego z poniższych wyrażeń:

19. Is [imię osoby, z którą chcemy rozmawiać] there, please?

Czy [imię osoby, z którą chcemy rozmawiać] jest w pobliżu?

20. Could you please put me through to [imię osoby, z którą chcemy rozmawiać]?

Czy mógłby pan / mogła pani przełączyć mnie do [imię osoby, z którą chcemy rozmawiać]?

21. Could I speak to [imię osoby, z którą chcemy rozmawiać], please?

Czy mógłbym rozmawiać z [imię osoby, z którą chcemy rozmawiać]?

Możesz oczywiście dodać krótkie wyjaśnienia, dlaczego potrzebujesz rozmawiać akurat z tą osobą:

Is Mike there, please? I really need to talk to him right now.

Czy Mike jest w pobliżu? Muszę koniecznie z nim teraz porozmawiać.

Could you please put me through to Anna? There are some details of the contract we have to discuss.

Czy mógłby pan / pani przełączyć do Anny? Musimy omówić pewne szczegóły umowy.

Could I speak to your manager, please? It’s really urgent.

Czy mógłbym rozmawiać z pana / pani managerem? To naprawdę pilne.

Przydatne? Podziel się i pomóż znajomym.

Jeśli nie wiesz dokładnie, z kim chcesz porozmawiać i szukasz kogokolwiek, kto może udzielić Ci odpowiedzi na Twoje pytanie, zapytasz:

22. I’d like to speak to somebody in [nazwa działu].

Chciałbym rozmawiać z kimś z [nazwa działu]

I’d like to speak to somebody in the accounting department. I have a few questions about the split payment.

Chciałbym porozmawiać z kimś z działu księgowości. Mam kilka pytań na temat podzielonej płatności.

23. I need to speak to somebody about [rzeczownik albo czasownik w formie gerund]

Muszę porozmawiać z kimś o [rzeczownik albo czasownik w formie gerund]

I need to speak to somebody about the last software update. There are some new functionalities that we need to discuss.

Muszę porozmawiać z kimś o ostatniej aktualizacji oprogramowania. Musimy przedyskutować niektóre nowe funkcje.

Jak odebrać wiadomość?

Oczywiście może się też zdarzyć, że to Ty odbierasz telefon i Twój rozmówca będzie chciał porozmawiać z kimś innym. Jeśli tej osoby nie ma akurat w pracy albo nie możesz w tym momencie rozmawiać, użyj jednej z poniższych odpowiedzi i zaproponuj, że przekażesz jej wiadomość:

24. I’m afraid [imię osoby] is not available at the moment.

Obawiam się, że [imię osoby] nie jest w tym momencie dostępny.

25. I’m sorry, [imię osoby] is not here today.

Przykro mi, nie ma dzisiaj [imię osoby].

26. [Imię osoby] is away from his/her desk at the moment.

[imię osoby] nie ma w tym momencie przy biurku.

27. I’m sorry, but [imię osoby] isn’t in the office today.

Przykro mi, ale [imię osoby] nie ma dzisiaj w biurze.

28. I think [imię osoby] is in a meeting.

Myślę, że [imię osoby] jest teraz na spotkaniu.

Po każdej z tych wiadomości dodaj pytanie o to, czy możesz przekazać wiadomość:

29. Can I take a message?

Czy mogę odebrać wiadomość?

30. Would you like to leave a message?

Czy chciałby pan / pani zostawić wiadomość?

31. Do you want to leave a message?

Czy chce pan / pani zostawić wiadomość?

32. Shall I ask [imię osoby] to call you back?

Czy mam poprosić [imię osoby], żeby do pani / pana oddzwoniła?

Przydatne? Podziel się i pomóż znajomym.

Możesz też zapewnić rozmówcę, że przekażesz jego wiadomość:

33. I’ll give [imię osoby] your message as soon as possible.

Przekażę [imię osoby] pana / pani wiadomość jak najszybciej.

34. I’ll give [imię osoby] your message as soon as he/she gets back to the office.

Przekażę [imię osoby] pana / pani wiadomość, jak tylko on/ona wróci do biura.

35. I’ll make sure [imię osoby] gets your message.

Dopilnuję, żeby [imię osoby] dostał / dostała pana / pani wiadomość.

Jeśli więc na przykład Twój szef ma w tym momencie spotkanie, powiesz:

I’m afraid the boss is not available at the moment. He’s in a meeting until 3 p.m. Do you want to leave a message? Thank you. I’ll make sure he gets your message.

Obawiam się, że szef nie jest w tym momencie dostępny. Ma spotkanie do 15:00. Czy chce pan / pani zostawić wiadomość? Dziękuję. Dopilnuję, żeby dostał pana / pani wiadomość.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak używać angielskiego podczas spotkań biznesowych, przeczytaj nasz post 35 zwrotów, które musisz poznać na spotkanie po angielsku.

Jeśli Twoja koleżanka z pracy wzięła dzień wolnego:

I’m sorry, she isn’t in the office today but she comes back tomorrow. Can I take a message for you? Great, thank you. I’ll give her your message as soon as she gets back.

Przykro mi, nie ma jej dzisiaj w biurze, ale wraca jutro. Czy mogę odebrać od pani wiadomość? Świetnie, dziękuję. Przekażę jej pana / pani wiadomość, jak tylko wróci.

Jeśli Twój współpracownik akurat wyszedł na chwilę z biura:

He’s away from his desk at the moment. I’m sorry, I don’t know when he’ll back in the office. Would you like to leave a message?

Nie ma go w tym momencie przy biurku. Przykro mi, ale nie wiem, kiedy wróci do biura. Czy chciałby pan / pani zostawić wiadomość?

Jak zostawić wiadomość?

Jeśli to Ty chcesz zostawić wiadomość, możesz użyć jednego z poniższych wyrażeń:

36. I’d like to leave [imię osoby] a message. Could you please let him/her know that…

Chciałbym zostawić wiadomość dla [imię osoby]. Czy mógłby pan / mogła pani dać mu / jej znać, że…

I’d like to leave Sophie a message. Could you please let her know that we have lunch with a very important client next Saturday? I really want her to join us.

Chciałbym zostawić Sophie wiadomość. Czy mógłby pan / pani dać jej znać, że mamy lunch z bardzo ważnym klientem w najbliższą sobotę? Zależy mi na tym, żeby do nas dołączyła.

37. Could you please take a message? Please tell [imię osoby] that…

Czy mógłby pan / pani odebrać wiadomość? Proszę powiedzieć [imię osoby], że…

Could you please take a message? Please tell Monica that she should send me her project until the end of the week.

Czy mógłby pan / pani odebrać wiadomość? Niech powie pan / pani Monice, że powinna wysłać mi jej projekt do końca tygodnia.

38. Could you ask [imię osoby] to send me…?

Czy mógłby pan / pani poprosić [imię osoby] o wysłanie mi…?

Could you ask her to send me the documents she promised yesterday?

Czy mógłby pan / pani poprosić ją o wysłanie mi dokumentów, które obiecała mi wczoraj?

39. Could you tell [imię osoby] that…?

Czy mógłby pan / pani powiedzieć [imię osoby] że…?

Could you tell him to send me the details of the offer we talked about last week?

Czy mógłby pan / pani powiedzieć mu, żeby wysłał mi szczegóły oferty, o której rozmawialiśmy w zeszłym tygodniu?

Przydatne? Podziel się i pomóż znajomym.

Jak zakończyć rozmowę?

Żeby zakończyć rozmowę telefoniczną po angielsku, możesz podziękować rozmówcy za pomoc lub za poświęcony Ci czas:

40. Thank you for your time.

Dziękuję pani / panu za poświęcony mi czas.

41. Thank you for your help.

Dziękuję za pani / pana pomoc.

Jeśli znamy rozmówcę, możemy zamiast thank you użyć bardziej nieformalnego thanks, jak tutaj:

42. Thanks for calling.

Dzięki za zadzwonienie.

Jak zamierzasz ćwiczyć rozmowy przez telefon?

Rozmowy telefoniczne po angielsku nie muszą być trudne jeśli opanujesz wyrażenia z tego przewodnika. Jak jednak zamierzasz je ćwiczyć?

Załóżmy, że zdecydujesz się to robić podczas prawdziwych rozmów telefonicznych w Twojej pracy. Przygotujesz notatki do każdej rozmowy, którą masz zaplanowaną. Otworzysz ten przewodnik i będziesz mieć pod ręką komendę wyszukaj.

To dobry plan, prawda?

Być może.

Czy jako młody chirurg podjąłbyś się operacji na otwartym sercu gdybyś nigdy wcześniej tego nie robił? A może wolałbyś przećwiczyć wszystko na symulatorze zanim staniesz nad pacjentem?

Konsekwencje potknięć w Twoich rozmowach przez telefon prawie na pewno nie będą tak duże jak w naszym przykładzie. Czy chcesz jednak ryzykować dostaniem złej oceny od klientów, naganą od szefa albo stratą premii?

A może by zrobić to rozważniej i bezpieczniej?

Jeśli chcesz przećwiczyć rozmowy telefoniczne po angielsku w bezpiecznym środowisku i solidnie się przygotować zanim porozmawiasz z klientem przez telefon, rzuć okiem na nasz kurs rozmawiania przez telefon.

Przydatne? Podziel się i pomóż znajomym.

Te posty mogą Cię zainteresować:

Pisanie emaili po angielsku – kompletny przewodnik

Rozmawianie po angielsku – jak rozgadać się na 13 sposobów