Pisanie profesjonalnych wiadomości jest umiejętnością, którą będzie od Ciebie wymagał każdy pracodawca. Jest to też bardzo ważna część znajomości angielskiego biznesowego.
Musisz wiedzieć, w jaki sposób jak pisać emaile po angielsku, żeby nie urazić odbiorców swoich wiadomości. Może się zdarzyć, że Twój język będzie zbyt nieformalny i osoba, z którą się kontaktujesz, pomyśli, że nie podchodzisz poważnie do sprawy. Tak możesz stracić klientów i kontakty biznesowe.
Dlatego już teraz naucz się już dzisiaj pisać emaile po angielsku w profesjonalny i gramatyczny sposób. Zdradzamy Ci 6 kroków do perfekcji, które możesz podjąć już dziś.
1. Używaj pełnych form czasowników
Używanie skróconych form takich jak I’m, you’re, we’ll zarezerwuj dla nieformalnej korespondencji.
informal: These changes can’t be made in such a short period of time.
formal: These changes cannot be made in such a short period of time.
(Te zmiany nie mogą być wprowadzone w tak krótkim okresie czasu)
informal: The project won’t continue next year.
formal: The project will not continue next year.
(Projekt nie będzie kontynuowany w przyszłym roku)
2. Zaprzyjaźnij się ze stroną bierną
Jeśli nie jesteś miłośnikiem gramatyki, niestety, mamy dla Ciebie złą wiadomość: w angielskim strona bierna jest używana o wiele częściej niż w polskim, zwłaszcza w korespondencji biznesowej.
Dlaczego? Nadaje wiadomości profesjonalny i mniej bezpośredni ton. Jest między innymi świetnym sposobem do oznajmiania złych wieści bez wskazywania winnego.
Your request has been denied. ✓
We have denied your request. ☓
Strona bierna sprawia, że relacja pomiędzy nadawcą i odbiorcą staje się mniej osobista, co może być niesamowicie przydatne, jeśli chcesz kogoś upomnieć czy pospieszyć. Zobacz na różnicę:
The invoice has to be sent today. ✓
You have to send the invoice today. ☓
Bardzo często to, co się wydarzyło, jest ważniejsze niż to, kto to zrobił.
Our meeting has been canceled. ✓
The team manager has canceled our meeting. ☓
Czasami po prostu nie wiadomo dokładnie, kto coś zrobił – każdemu może zdarzyć się zapomnieć, kto dokładnie coś powiedział.
I’ve been told to finish this report today. ✓
Somebody has told me to finish this report today. ☓
Sprytne, prawda?
Przydatne? Podziel się i pomóż znajomym!
3. Nie przekreślaj phrasal verbs
Zapewne nie raz czytałeś, że w korespondencji biznesowej powinieneś za wszelką cenę unikać czasowników frazalnych.
Cóż, to nie do końca tak.
Nie wszystkie czasowniki frazalne są nieformalne – większość z nich jest neutralna, a wiele z nich jest powszechnie używanych w korespondencji biznesowej.
Nie ma żadnych przeciwwskazań przed tym, żebyś napisał w wiadomości do kolegi z pracy czy przełożonego:
I am a bit tied up at the moment.
Dlaczego? I’m tied up jest bardzo neutralnym sposobem powiedzenia jestem zajęty.
Jednak powinieneś zrezygnować z napisania:
I am competely wiped out.
Dlaczego? Wiped out to bardzo nieformalne wyrażenie, które odpowiada takim wyrażeniom jak wypruty, utyrany, skonany, padnięty.
Dlatego zanim użyjesz czasownika frazalnego, sprawdź w dobrym słowniku, do jakiego rejestru należy.
Jeśli jednak bardzo zależy Ci na wysokim poziomie formalności, dobrym pomysłem będzie zrezygnowanie z czasownika frazalnego i zamienienie go zwykłym:
put forward a solution / propose a solution – proponować rozwiązanie
fix up a meeting / arrange a meeting – umawiać spotkanie
sales go up / sales increase – sprzedaż rośnie
4. Zrezygnuj z wyrażeń kolokwialnych i slangu
Wyrażenia kolokwialne i slang są zarezerwowane dla języka potocznego, więc powinieneś ich unikać w formalnych pisemnych formach.
Jak jednak sprawdzić, czy dane wyrażenie jest formalne czy nieformalne? Takie informacje znajdziesz w dobrym słowniku. Zajrzyj do poradnika po tym, jak korzystać ze słowników, żeby się nie ośmieszyć.
Jeśli chodzi o pisanie profesjonalnych wiadomości, unikaj korzystania z Tłumacza Google. Jeśli nie wiesz jeszcze dlaczego, poczytaj o tym, dlaczego powinieneś rzucić Tłumacza Google.
Gdy chcesz podzielić się opinią na temat złożonej Ci propozycji, napisz:
I found their offer quite funny.
(Pomyślałem, że ich propozycja jest całkiem zabawna.)
Zostaw natomiast taki komentarz dla rozmowy przy kawie z dobrym znajomym:
I almost died of laughter when I heard their offer .
(Prawie umarłem ze śmiechu, kiedy usłyszałem ich propozycję)
Przydatne? Podziel się i pomóż znajomym!
5. Nie używaj emotikon
Są zarezerwowane dla nieformalnego rejestru.
6. Pamiętaj o formach grzecznościowych
Jeśli chodzi o pisanie profesjonalnych wiadomości, nie zapędź się z formami grzecznościowymi.
Nie zapominaj, że you pełni kilka różnych funkcji. To równocześnie:
– druga osoba liczby pojedynczej odpowiadająca polskiemu „ty”
– druga osoba liczby mnogiej odpowiadająca polskiemu „wy”
– forma grzecznościowa „Pan”, „Pani”, „Panie,” „Panowie”, „Państwo”
Co to oznacza? Jeśli chcesz w wiadomości napisać: czy mogłaby Pani przesłać mi fakturę?, po angielsku napiszesz po prostu Could you please send me the last invoice?
Dlatego też w pierwszym, nieformalnym przykładzie będziemy tłumaczyć you jako „ty”, natomiast w drugim, formalnym przykładzie będzie to jedna z form grzecznościowych.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o zwrotach grzecznościowych stosowanych w emailach, zerknij do tego posta o pisaniu emaili.
Przydatne? Podziel się i pomóż znajomym!
